Tietosuojaseloste

Rekisteriseloste on laadittu henkilötietolain 523/1999 perusteella.

Asiakasrekisteri

1. Rekisterin pitäjä

Centro-Hotel Oy, Yliopistonkatu 12a, 20100 Turku

2. Rekisterinhoitaja

Ilkka Koivurinta, toimitusjohtaja

3. Rekisterin nimi

Centro Hotellin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:
  • - matkustajailmoitusten käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen
  • - asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • - varausten hoitaminen
  • - maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
  • - rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
  • - rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • - kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

  • - Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot: asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, kansallisuus, mukana matkustavan aikuisten nimet, alaikäisten lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset (tai sen puuttuessa syntymäajat), osoite, Suomeen saapumismaa, matkustusasiakirjan numero sekä saapumis- ja lähtöpäivämäärät. Lisäksi voidaan kirjata majoittumisen tarkoitus (kuten vapaa-aika, työ tai muu syy). Yhteystiedot (puhelin numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, arvo tai ammatti, kielikoodi, sukupuoli sekä laskutusyhteystiedot
  • - varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
  • - palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot
  • - asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
  • - asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot sekä laskutustiedot
  • - asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
  • - lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
  • - muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)
  • - tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot
  • - kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)
  • - tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä korttikohtaisesti (esim. yöpymiset ja ostot)
  • - kanta-asiakkaan ansaitsemat pisteet ja niiden perusteella saadut edut

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteet ovat:
  • - matkustajailmoitus
  • - hotellin varaus ja laskutusjärjestelmät
  • - asiakkaan kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut
  • - Centro Hotellin ja sen kumppaneiden www ?palveluihin asiakkaan toimesta syötetyt tiedot
  • - IP-osoite- ja evästetietoja Centro Hotel kerää asiakkaistaan, kun he vierailevat verkkopalvelussa. Tietoja hyödynnetään kohdennettuun markkinointiin ja palveluiden tarjoamiseen

Tiedonkeruu : Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huone tai kokouspalveluvarauksia puhelimella, faxilla, sähköpostilla tai www-sivujen kautta. Varauksen tekemisen ohella majoittuvien asiakkaiden tulee majoittuessaan täyttää matkustajailmoitus, jonka yhteydessä asiakas antaa itse tietoja

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Centro Hotel säilyttää asiakkaita koskevia tietoja asiakkaan ja hotellin välisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan edellisestä majoitus- kokous tai ravintolapalvelun ostosta on kulunut kolme vuotta, jonka jälkeen asiakkaan tiedot hävitetään Centro Hotellin järjestelmistä.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Rekisteriseloste on nähtävänä Centro Hotellin internet-sivuilla sekä hotelin vastaanotossa osoitteessa Yliopistonkatu 12a, Turku. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Centro Hotelliin yllä mainittuun osoitteeseen. Asiakas voi myös käydä Centro Hotellissa henkilöllisyyden todistava asiakirja mukanaan. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Centro Hotel toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakas on käynyt henkilökohtaisesti hotellissa tai kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut hotelliin.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A MANUAALINEN AINEISTO

Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi. Matkustajailmoituksia säilytetään yksi vuosi majoitusajankohdasta lukien, ja ilmoituksia säilytetään lukitussa varastossa. Reskontra- ja perintätietoja sekä muita mahdollisesti kirjanpitoaineistoksi luokiteltavia tietoja, joissa voi olla asiakastietoja, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän määräajan. Esimerkiksi laskutositteita säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota nämä ovat koskeneet. Tositteet säilytetään lukitussa varastossa.

B ATK:SSA KäSITELTÄVÄT TIEDOT

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Centro Hotel palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat Centro Hotellin suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään puoli vuotta

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Jokaisella on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos Centro Hotel ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä